Tổ chức sự kiện khai trương cần chuẩn bị những gì cho trọn vẹn?

Khai trương là một trong những sự kiện trọng đại trong cuộc đời và sự nghiệp của mỗi con người. Dù bạn tổ chức khai trương quán ăn, spa, cửa hàng, công ty, văn phòng….với quy mô lớn nhỏ ra sao thì đều mong muốn có thể thành công tốt đẹp. Bởi theo quan niệm của nhiều người khởi đầu tốt thì sau này mọi việc mới được suôn sẻ, thuận lợi.

Tổ chức sự kiện khai trương cần chuẩn bị những gì để thành công tốt đẹp?

Sự kiện khai trương là thời khắc quan trọng đánh dấu bước hoạt động đầu tiên của cửa hàng, quán ăn, công ty, spa… Nếu trong ngày đó mà chuẩn bị không tốt, xảy ra sơ suất sẽ khiến cả gia chủ và mọi người đều không vui, không thoải mái. Nhất là đối với gia chủ, sự việc đó sẽ ảnh hưởng tới tâm lý và làm mất đi sự may mắn dựa trên quan niệm của tâm linh, phong thủy.

Có rất nhiều công việc khác nhau bạn cần thực hiện trong sự kiện khai trương nên nếu không chuẩn bị cẩn thận, có khoa học sẽ khiến mọi việc rất dễ mất kiểm soát. Để sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp thì bạn cần nắm được những công việc cần chuẩn bị cho sự kiện khai trương có trong phần nội dung sau.

Tổ chức sự kiện khai trương là hoạt động mang nhiều ý nghĩa đặc biệt

Từ thời xưa cha ông ta đã rất chú trọng tới ngày lễ khai trương bởi đó là ngày khởi đầu cho sự nghiệp kinh doanh của một cá nhân hoặc tập thể. Vạn sự luôn bắt đầu từ ngày khai trương nên đó là ngày có ý nghĩa vô cùng đặc biệt với gia chủ. Nhất là về mặt tâm linh thì sự kiện này luôn có tầm quan trọng rất lớn.

Chúng ta đều thấy hình ảnh mọi người cắt băng khánh thành vào ngày khai trương và có thêm phần múa lân sư rồng, bắn pháo. Các hoạt động này không chỉ nhằm mục đích tạo sự náo nhiệt, thu hút mọi người mà còn mang ý nghĩa mong cầu sự may mắn. Theo quan niệm của người Việt thì điều này giống như việc gia chủ xông đất cho đơn vị để có được thật nhiều may mắn, hanh thông và tài lộc.

Tổ chức sự kiện khai trương còn là ngày mà gia chủ chính thức làm lễ cúng thần Thổ Công, Thổ Địa, Thần Tài đang cai quản tại khu vực đó. Lễ cúng này vừa mang tính chất báo cáo về sự có mặt của gia chủ tại mảnh đất để các vị thần linh chấp nhận và cũng cầu mong các ngài sẽ phù trì cho công việc làm ăn của gia chủ tại đây được xuôi chèo mát mái.

Sự kiện khai trương giờ đây còn được ví như một hoạt động quảng cáo, truyền thông cho hình ảnh, thương hiệu của đơn vị. Thông qua sự kiện khai trương mà các khách hàng sẽ biết đến sản phẩm, dịch vụ của đơn vị. Đây cũng là thời điểm hiếm có để đơn vị tiếp cận với nhiều khách hàng tiềm năng và gây ấn tượng mạnh với khách hàng.

Qua việc tổ chức sự kiện khai trương gia chủ còn mong muốn truyền tải được nhiều thông điệp tới khách hàng về sứ mệnh, tầm nhìn, sự phát triển trong tương lai của đơn vị…Điều nay giúp khách hàng có thêm cái nhìn sâu sắc, tổng quan hơn về đơn vị và càng thêm phần tin tưởng, yên tâm về lựa chọn của mình.

Những điều bạn cần chuẩn bị khi tổ chức sự kiện khai trương

Chính bởi những ý nghĩa đặc biệt và có tầm quan trọng không hề nhỏ đó mà tổ chức sự kiện khai trương luôn nhận được sự quan tâm của mọi người. Có rất nhiều thông tin khác nhau liên quan đến những việc bạn cần chuẩn bị khi tổ chức sự kiện khai trương. Sở dĩ có sự khác biệt là do tùy vào tập tục của từng vùng miền, quan điểm của mỗi cá nhân hoặc vì những yếu tố khác tác động.

Dù có sự khác biệt như thế nào thì tổ chức sự kiện khai trương vẫn cần phải được chuẩn bị theo những bước cơ bản như sau:

• Xác định quy mô tổ chức

Quy mô của sự kiện khai trương ở mức độ lớn, hoành tráng, vừa hay nhỏ phụ thuộc rất lớn vào ngân sách dự kiến sẽ chi cho sự kiện. Nếu nguồn ngân sách lớn thì quy mô sẽ được mở rộng hơn và có nhiều hoạt động phong phú hơn. Còn nếu ngân sách khá eo hẹp thì chỉ cần thực hiện các hoạt động cơ bản là được.

• Xác định thời gian, địa điểm

Thông thường với các cửa hàng, quán ăn, nhà xưởng, công ty, văn phòng…đều tổ chức ngay tại địa điểm đó, không cần phải mất công di chuyển. Chỉ có một vài trường hợp đặc biệt mới tổ chức sự kiện khai trương tại địa điểm khác.

Về thời gian tổ chức sự kiện khai trương thường được xem xét, chọn lựa kỹ lưỡng, cẩn thận. Bởi điều này có liên quan mật thiết đến tuổi, mệnh của gia chủ nên cần chọn ngày, giờ phù hợp. Hơn thế nữa, theo quan niệm của người Việt tổ chức khai trương vào ngày, giờ đẹp sẽ giúp cho gia chủ nhận được nhiều ưu ái, tiền bạc dồi dào, may mắn tài lộc.

• Lên chủ đề, ý tưởng cho sự kiện khai trương

Muốn thu hút được nhiều khách hàng hơn, tạo ấn tượng tốt với khách hàng ngay từ đầu thì bạn cần dành thời gian để lên chủ đề, ý tưởng cho sự kiện khai trương. Ý tưởng, chủ đề độc đáo sẽ khiến lễ khai trương trở nên đặc sắc, sáng tạo, không mang tới cảm giác nhàm chán khi bị trùng với các lễ khác.

Việc lên chủ đề, ý tưởng cho sự kiện không hề đơn giản như nhiều người vẫn nghĩ bởi dù có sáng tạo nhiều đến đâu thì vẫn cần bám sát vào các tiêu chuẩn cơ bản của một sự kiện khai trương.

• Lập kế hoạch

Bắt đầu từ việc lập kế hoạch tổng thể rồi sau đó là đến kế hoạch chi tiết cho sự kiện khai trương là điều tiếp theo bạn cần chuẩn bị. Khi lập kế hoạch bạn cần xác định rõ các hạng mục để thuận tiện cho việc liệt kê và theo dõi. Công việc này tuy mất thời gian, công sức nhưng sẽ giúp cho bạn không bỏ sót bất cứ việc nào trong hạng mục đã đề ra, từ đó thực hiện công việc đạt hiệu quả tốt hơn.

• Quảng cáo, truyền bá cho sự kiện khai trương

Ngoài việc lên danh sách khách mời, chuẩn bị giấy mời thì bạn còn cần liên hệ với các đơn vị truyền thông và tận dụng các nguồn tài nguyên để quảng bá cho sự kiện khai trương của đơn vị. Công việc này cần được làm một cách đồng bộ, quy củ và có trình tự, tránh để thông tin bị chồng chéo, cũng như đảm bảo thông tin về ngày giờ khai trương sẽ đến tận tay các khách hàng.

• Chuẩn bị quà tặng và các ưu đãi

Khi khách hàng đã bớt thời gian đến với sự kiện khai trương của đơn vị thì điều bạn cần làm là chuẩn bị dành tặng họ các ưu đãi và quà tặng hấp dẫn. Có thể món quà này không có nhiều giá trị về vật chất nhưng lại mang đến cho khách hàng sự thích thú và thúc đẩy họ mua sản phẩm, sử dụng dịch vụ ngay tại sự kiện. Bên cạnh đó thì món quà tặng, ưu đãi còn khiến họ nhớ về đơn vị nhiều hơn và sẽ lại đến vào lần tới.

• Viết kịch bản

Sự kiện khai trương cần phải được diễn ra theo một kịch bản chuẩn với những nội dung cơ bản. Cách viết kịch bản phổ biến hiện nay đó là chào mừng, đón khách, tuyên bố lý do, giới thiệu các đại biểu, phát biểu của đại diện đơn vị, cắt băng khánh thành, ca nhạc, tiệc mừng, hoạt động trải nghiệm….

Bạn có thể tham khảo nhiều mẫu kịch bản khác nhau và lựa chọn cho sự kiện của mình kịch bản phù hợp. Ngoài ra, bạn cũng có thể thay đổi đôi chút chi tiết trong kịch bản để tương thích với quy mô của sự kiện hay yêu cầu của gia chủ.

• Trang trí

Để tạo ấn tượng và thu hút mọi đối tượng khách hàng thì bạn cần dành thời gian trang trí cho cửa hàng, quán ăn, công ty, văn phòng…Các dụng cụ trang trí được sử dụng phổ biến nhất cho sự kiện này là hoa tươi, khẩu hiệu, băng rôn, bóng bay, cổng chào…

Việc trang trí nên hài hòa với khung cảnh, diện tích của đơn vị, đừng sử dụng quá nhiều dụng cụ trang trí khiến không gian trở nên rối mắt, lòe loẹt. Điều cốt yếu là trang trí cho không gian có sự sang trọng, hài hòa, tinh tế.

• Nhân viên phục vụ

Do có rất nhiều khách hàng đến tham dự vào sự kiện khai trương nên bạn cần chuẩn bị lực lượng nhân viên phục vụ phù hợp. Bởi mỗi nhân viên lại đảm nhiệm công việc khác nhau nên cần tính toán kỹ số lượng.

Sự kiện khai trương sẽ cần có nhân viên phục vụ ở những vị trí như tiếp tân đón khách, PG nâng khay cắt băng khánh thành, MC dẫn chương trình, nhân viên điều chỉnh ánh sáng, âm thanh, nhân viên chụp ảnh, quay video, đội ngũ biểu diễn văn nghệ, đội an ninh bảo vệ trông xe…

• Chuẩn bị mâm cúng

Một trong những công việc quan trọng không thể thiếu được trong mỗi sự kiện khai trương đó chính là chuẩn bị mâm cúng đầy đủ theo đúng phong tục truyền thống. Những lễ vật cần phải sắm trong mâm cúng gồm có:

• Nhang (hương)
• Trầu cau
• Đĩa trái cây với 5 loại
• Bình hoa tươi
• Xôi
• Chè
• Cháo trắng
• Nến (hoặc đèn dầu)
• Tiền vàng mã
• Gà luộc 1 con (hoặc thay bằng 1 con lợn sữa quay, 1 thủ lợn luộc)
• Bát gạo để cắm hương
• Bánh kẹo
• Rượu/ trà
• Bộ tam sên

Bạn có thể sắm thêm những lễ vật khác trong mâm cúng như nước ngọt, thuốc lá, bia, bánh bao, phẩm oản…Sự thêm bớt các lễ vật còn phụ thuộc vào tập tục ở mỗi nơi cũng như điều kiện về tài chính.

Muốn tổ chức sự kiện khai trương thành công tốt đẹp cần lưu ý điều gì?

Thông qua những lần đánh giá, rút kinh nghiệm sau khi tổ chức sự kiện khai trương thì bạn cần phải lưu ý những điều sau nếu muốn tổ chức được sự kiện thành công tốt đẹp:

• Lễ cúng khai trương là một trong những hạng mục cần được đánh dấu sao về sự quan trọng. Đây là công việc không thể làm qua loa, đại khái mà cần có thời gian chuẩn bị cẩn thận, tỉ mỉ và nên giao cho người có kinh nghiệm
• MC dẫn chương trình phải biết dẫn dắt, kết nối kịch bản với khách hàng để tạo nên sự sôi động, hào hứng cho sự kiện. Do đó mà khi chọn MC bạn cần dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau
• Mời người nổi tiếng đến dự sự kiện khai trương. Đây là yếu tố có sức thu hút mạnh mẽ với khách hàng, đồng thời còn tạo được tiếng vang cho đơn vị

Tổ chức sự kiện khai trương thành công tốt đẹp là cả quá trình dày công chuẩn bị. Hy vọng rằng với những thông tin trên sẽ giúp cho bạn tự tin hơn khi tổ chức sự kiện trọng đại này.